Veel mensen copy/pasten er op los waar het om algemene voorwaarden gaat. Een veel gemaakte fout is het gebruiken van voorwaarden die totaal niet geschikt zijn voor uw type onderneming: een fotograaf heeft hele andere voorwaarden nodig dan een webwinkel die bestaande producten verkoopt.De voorwaarden van een concurrent in uw sector copy/pasten is ook niet altijd een garantie dat het dan wel goed zit: veel concurrenten maken zelf óók de fout verkeerde voorwaarden over te nemen.

Verder zijn veel voorwaarden op het internet gewoon niet goed geschreven, of niet meer actueel. Zo loopt u onnodige risico’s, of laat u kansen liggen om risico’s af te dekken.

Als voorbeeld van een onderwerp dat ik regelmatig verkeerd geregeld zie worden, bespreek ik vandaag de ‘Buitengerechtelijke Incassokosten’.

Sinds 1 juli 2012 zijn de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten en het bijbehorende Besluit in werking getreden. Veel algemene voorwaarden zijn hier nog steeds niet op aangepast, of zeggen helemaal niets over Buitengerechtelijke incassokosten. Toch wil een ondernemer meestal graag deze kosten aan wanbetalers door kunnen berekenen; goede algemene voorwaarden helpen hierbij.

Buitengerechtelijke incassokosten

Buitengerechtelijke incassokosten zijn alle kosten om buiten rechte (dus zonder rechterlijke tussenkomst) een vordering te innen. Denk hierbij aan het achterhalen en benaderen van de schuldenaar, het voorstellen van een betalingsregeling en alle andere handelingen die men doet in het kader van het innen van de vordering.

Een belangrijk doel van het nieuwe Besluit is vooral de bescherming van consumenten tegen onredelijke incassokosten. Onder het nieuwe Besluit stijgen de incassokosten volgens een vaste staffel, waarbij men werkt met een minimum van 40 euro en een maximum van 6775 euro. De vergoeding berekent men op basis van een percentage dat verbonden is met de hoofdsom. Volgt men de staffel, dan acht men de vergoeding op voorhand redelijk en is het voor de rechter niet mogelijk te matigen. De staffel kan men hier vinden.

Afwijking van de staffel ten nadele van consumenten (natuurlijke personen die niet handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf) is niet toegestaan; voorwaarden die dus van andere bedragen uitgaan, lopen het gevaar vernietigd te worden. Zorg dus ervoor dat algemene voorwaarden voor een consument verwijzen naar de actuele staffel.

Let er daarbij op dat het recht op vergoeding van de Buitengerechtelijke Incassokosten pas ontstaat, nadat de vordering opeisbaar is en de schuldenaar zijn betalingsverplichting niet is nagekomen, dus in verzuim is. Voor het intreden van verzuim is in sommige gevallen een ingebrekestelling nodig; dit kan men automatisch regelen vanuit de algemene voorwaarden.

Onder het nieuwe Besluit is dit echter niet meer voldoende: waar het om consumenten gaat, is het óók nodig een aanmaning te sturen! Hierin gunt men de consument nog 14 dagen om alsnog te betalen, en geeft u ook aan wat de buitengerechtelijke incassokosten over de hoofdsom zijn. Indien u gebruik maakt van een derde om de incasso binnen te halen – en zodoende zelf de BTW niet kunt verrekenen – moet u hier ook aangeven dat de incassokosten met de BTW worden verhoogd.
Pas dus niet alleen uw algemene voorwaarden aan, maar ook uw aanmaningsproces.

BIK en Business-to-Business
Afwijking ten nadele van consumenten is niet toegestaan. Waar het om business-to-business gaat, is dit wel mogelijk! Let er dan wel op dat u zeer duidelijk aangeeft dat u, waar het om niet-consumenten gaat, afwijkt van de regeling uit het 6:96 lid 4 BW en het Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten.
U mag dan bijvoorbeeld voor vorderingen over een grote hoofdsom een blijvend hoog percentage toepassen, bijvoorbeeld 15% voor alle vorderingen, ook die waarbij de hoofdsom boven de 2500 euro is (volgens de staffel zakt het percentage naar 10% vanaf 2501 euro, dan naar 5% bij 5001 euro, 1% bij 10001 euro en 0.5% voor alles boven de 200000 euro).

Ook kunt u afwijken van de hoogte van minimaal en maximaal te vorderen bedragen. Als men het te bont maakt door een vordering van extreme incassokosten in de algemene voorwaarden op te nemen, loopt men uiteraard ook bij een zakelijke wederpartij wel weer het gevaar dat de rechter deze vernietigt.

Schakel hulp in
Dit is slechts een voorbeeldje waaruit blijkt dat het op orde hebben van uw algemene voorwaarden een groot praktisch effect kan hebben. PIT Legal rekent scherpe tarieven voor algemene voorwaarden die op maat gemaakt worden voor uw situatie, zodat u met lage kosten effectief de positie van uw organisatie als het gaat om vorderingen, kunt versterken.

Naast de algemene voorwaarden is ook een ‘legal scan’, waarbij wij uw bedrijfsprocessen op juridisch relevante punten nakijken, aan te raden: de voorwaarden moeten bijvoorbeeld ook op de juiste manier aangeboden worden om van toepassing te zijn. Standaard nemen wij een bescheiden ‘legal scan’ op bij het opleveren van voorwaarden. De reikwijdte van onze ‘scan’ is in samenspraak met u uit te breiden om zodoende meer relevante risico’s in te kunnen perken.

Gun uw geest rust door ervoor te zorgen dat uw voorwaarden relevant voor uw praktijk zijn, en laat ze ook regelmatig controleren. Dit kost weinig tijd, maar is wel noodzakelijk want wet- en regelgeving staat nooit stil.